Business / Business Services

Wat zijn de voorwaarden voor een rittenregistratie?

Wat zijn de voorwaarden voor een rittenregistratie? 

Waarom is het überhaupt nodig? Om met de deur in huis te vallen: Het slordig, of helemaal niet bijhouden, van gereden kilometers in een auto van de zaak kan kostbare gevolgen hebben. Want de Belastingdienst controleert vaak en de boetes zijn niet misselijk: een verzuimboete van €4920,- plus de niet betaalde bijtelling over maximaal vijf jaar! Slik…

Spelregels en tips

Als u minder dan 500 km per jaar privé rijdt met de zakelijke auto, dan hoeft u geen bijtelling te betalen voor uw zakelijke bolide. De belastingdienst laat vrij hoe u de privé kilometers bewijst, maar zonder een waterdichte rittenregistratie kunt u dat eigenlijk niet bewijzen.  Ja, ik weet het, ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie. Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij. Zo ook het bijhouden van privé en zakelijke gereden kilometers, zeker als de financiële consequentie zo groot kunnen zijn.

Fiscusproof

De belastingdienst staat erom bekend dat ze u snel een bijtelling toerekenen als u geen sluitende kilometer huishouding kan overhandigen. Om het nog iets complexer te maken: stel u gebruikt een privé auto voor zakelijke doeleinden, wat zijn dan de regels voor rittenregistratie? Dit artikel geeft een overzicht van de voorwaarden voor een rittenregistratie, maar geeft ook tips over kilometerregistratie apps om een ‘fiscusproof’ kilometers bij te gaan houden.

Praktische kilometeradministratie

Na lezing van het bovenstaande zoekt u een eenvoudige en praktische kilometeradministratie. Stel u heeft een auto die volledig op naam van de onderneming staat, dan is u enige uitdaging om aan te tonen dat u onder de 500 privé kilometers blijft. Informatie over regels voor rittenregistratie en wat u per rit moet bijhouden voor de belastingdienst is terug te vinden op hun website.  U moet niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van u weten. Het lijstje wat u na elke autorit moet invullen is als volgt:

  • het rit nummer (opeenvolgend);
  • de datum;
  • beginstand kilometerteller;
  • eindstand kilometerteller;
  • beginadres;
  • eindadres;
  • gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke;
  • het meest belangrijke: of het privé of zakelijk rit betreft

Ofwel: gegevens verzamelen

Deze items heeft de belastingdienst niet alleen bedacht. Dit is in overleg met partijen als VNO-NCW, Uneto-VNI, Bouwend Nederland e.d. opgesteld. Het is al eerder gezegd, administratie bijhouden is saai, maar bovenstaande gegevens is het minimum en dat moet wel gebeuren. Wat zijn de mogelijkheden om met zo min mogelijke inspanning deze gegevens te verzamelen en daarmee te voldoen aan de regels voor rittenregistratie?

Mogelijkheden rittenregistatie

Er zijn een viertal mogelijkheden om kilometers bij te houden, waarbij de eerste twee het meest bewerkelijk zijn. Voor de volledigheid noemen wij ze toch omdat ze kunnen voldoen aan regels voor rittenregistratie:

  1. Rittenadministratie bijhouden in excel. Een sjabloon is eenvoudige zelf te maken, al zijn er voorbeelden ook op internette vinden.
  2. De kilometers bijhouden in een online boekhoudpakket.
  3. Minder bewerkelijk qua administratie is dat u kiest voor een van de  rittenregistratie inbouw oplossingen. Dit is voor de belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie.
  4. Bijna elke ondernemer heeft wel een smartphone en er zijn vele (gratis en betaalde) APPs beschikbaar waarmee met minder inspanning dan optie 1 en 2 de gereden kilometers bijgehouden kan worden. De vraag die wij wel eens krijgen, welke kilometerregistratie app voldoet aan de spelregels van de fiscus?

De derde mogelijkheden wordt verder toegelicht, wijn vinden dat de meest fraaie: GPS tracking.

Rittenregistratie met een GPS tracker

Een GPS tracker is een klein kastje die ingebouwd kan worden of (portable) los neergelegd kan worden in de auto. Het inbouwen (vaak een OBD stekker) kan u zelf doen of door een leverancier. De GPS tracker stuurt (bijvoorbeeld) elke minuut de coördinaten door waar en op welk tijdstip de auto zich op dit moment bevind. Op een beveiligde website of smartphone zijn de gegevens inzichtelijk van de locatie, snelheid enz. Als deze gegevens horen bij de rittenregistratie en worden jaren (afhankelijke van de oplossing) bewaard. Die gegevens kunt u gebruiken voor de belastingdienst.

Wat kost een GPS tracker

Er zijn diverse rittenregistratie inbouw oplossingen te vinden in verschillende prijs categorieën. De meeste GPS trackers werken in geheel Europa. Voor €40,- per jaar kunt u al starten met een volwaardige oplossing.

Naast eenmalige aanschafkosten van zo’n GPS-tracker zijn er ook maandelijkse kosten van het GPRS abonnement. De aanschafkosten is verrekend in maandelijkse kosten of er wordt een borg gevrgaard. Het voordeel is dat u er geen omkijken meer heeft: alle ritten worden automatisch en feilloos geregistreerd. Het nadeel zijn de eenmalige aanschaf-of borgkosten en de maandelijkse abonnementskosten. Op deze pagina vindt u bijvoorbeeld een fraaie oplossing van DriveGuide.

Voorwaarden voor een riitenregistratie

Zoals u kunt concluderen zijn er best praktisch oplossingen te bedenken om aan voorwaarden voor een riiitenregistratie te voldoen. Met apps heeft een low budget oplossing, maar vereist meer uw aanacht en tijd. Een inbouw oplossingen op basis van een GPS tracker is het meest aan te bevelen.

https://www.tankpas-aanvragen.nl/rittenregistratie-inbouw-oplossingen/